Creo que el Excel es más noble que las mascotas. Siempre escuchamos que las mascotas nos dan su amor incondicional, pero aun así requieren de nosotros para poder vivir. El Excel no, el Excel te va a decir que sí a todo, casi como candidato en campaña. Te podrá mostrar las mejores proyecciones de ventas y podrás hacer escenarios de ensueño. Pero fuera del Excel es donde nos encontramos con los momentos de verdad. Por eso es importante que el Excel, o tu plataforma favorita de hoja de cálculo, la podamos usar de manera responsable. Sí, como todo en la vida, úsese con moderación. ¿Pero a qué nos referimos con usarlo de manera responsable?
De entrada, cuando vamos dando los primeros pasos en el mundo del emprendimiento, y estamos transitando de venir de un empleo o comenzando absolutamente de cero, el Excel nos ayudará a concentrar algunos números relevantes del negocio, comenzando por lo básico: ingresos y egresos. Si hacemos un doble clic en los ingresos, ahí encontraremos todo lo que soñamos con generar; vamos a decir que venderemos x unidades de nuestro producto o servicio y que eso nos dará para cubrir nuestros egresos. Y hasta aquí el Excel te seguirá diciendo que sí. Pero, ¿qué pasa si llega una pandemia? ¿Qué pasa si sucede una inundación o un temblor? ¿Tus clientes seguirán comprando tus productos o servicios?
Luego, haciendo un doble clic en los egresos, nos podemos comenzar a encontrar con algunas simulaciones como los sueldos, la renta, la gasolina, el teléfono, etc. En algunas ocasiones, solo consideramos los costos directamente relacionados con nuestro producto o servicio y dejamos de lado todos los indirectos. ¿Qué pasa si te enfermas? ¿Quién cubrirá esa cuenta? ¿Qué pasa si un posible proveedor te pide el pago por adelantado? Por eso se vuelve relevante la categoría de fondo de emergencias y, en el caso de pago a proveedores, ahí comienza a tomar relevancia algún tipo de financiamiento, sabiendo que también implica un costo y habrá que integrarlo en el Excel.
Luego vienen los impuestos, ese socio de por vida que nos abre muchas puertas. Es como cuando de ser novios pasas a firmar el acta de matrimonio; entonces ya se vuelve oficial el negocio y a los clientes les permite transaccionar con mayor confianza y, en su caso, lograr deducir impuestos por cada compra que realicen contigo. Cuando nos formalizamos, comenzamos a desbloquear otro tipo de beneficios, abrimos un mundo de posibles recompensas.
Entonces imaginemos que el Excel es una bebida energética que nos puede ayudar a llevar todo a mejor término. Pero como todos los excesos, si tomamos esa bebida energética de más, se puede salir de control y podemos llegar a pensar que “el Excel aguanta todo” y después del primer golpe de realidad, despertar con una cruda financiera preguntando por las placas del tráiler que acaba de pasar encima de nosotros.
Entonces, aquí te comparto algunos tips muy sencillos para usar de manera responsable el Excel:
Detalla en tu mente cómo debería lucir un Excel responsable. Eso quiere decir que deberás hacer algún tipo de benchmark sobre cómo debería verse ese Excel responsable según el giro de tu negocio. Hoy en día puedes incluso preguntar a ChatGPT, hacer búsquedas en Google de plantillas y preguntarle a tu amiga o amigo emprendedor que más te inspire cómo maneja su Excel, organicen una sesión de trabajo muy ejecutiva y con muchas ganas hasta en 1 hora puedes comenzar a tener claridad sobre cómo debe lucir tu Excel responsable. Este paso es muy importante porque si no lo visualizas, será mucho más complejo crearlo. Una vez que lo tengas visualizado, será momento de tomar manos a la obra. Te sugiero que incluyas una proyección a 3 años y que consideres la inflación.
Una vez que hiciste el paso anterior, ahora comienza a marcar máximos y mínimos de responsabilidad, por ejemplo, “Lo mínimo que voy a hacer es dedicarle 30 minutos todos los días a mi Excel y lo máximo 2 horas todos los días”. Estos rangos te sirven porque si un día le dedicas 10 horas, probablemente al día siguiente no lo quieras volver a tocar y eso caerá en el olvido y pones en riesgo a tu Excel responsable. Como dicen, más vale paso que aguante y no trote que canse, así que, aunque sea mínimo 30 minutos diario, pero que sea constante. 30 minutos es un ejemplo, en realidad es importante que generes tu propia receta de tiempos, según el giro de tu negocio.
De ahí viene la parte de comenzar a engrasar la maquinaria. Necesitas saber que como todo en esta vida habrá una curva de aprendizaje, quizás al principio te tome mucho tiempo domar un Excel responsable y caigas nuevamente en “el Excel lo aguanta todo” pero cuando comiences a desarrollar ese hábito de estar constantemente revisando cómo se mueve y haciendo los ajustes necesarios, rápidamente irás encontrando la manera de hacer shortcuts y algo que te tomaba 3 horas, encontrarás la manera de hacerlo en 15 minutos, pero como todo, eso es con la práctica. Así que ten la certeza que ese momento llegará y cuando menos te lo esperes tendrás a otra emprendedora y emprendedor preguntándote cómo le hiciste y será ese momento donde te toque inspirar a alguien más.
Pro tip: hay muchas maneras en las que irás viendo los beneficios de desarrollar el hábito de tu Excel responsable, tendrás visibilidad sobre los números de tu negocio cuando regreses a revisar si se cumplieron o no tus proyecciones y eso desarrollará algo hermoso que se llama autoconfianza, y la autoconfianza nos ayuda a reducir los miedos de emprender. De entrada, eso ya es una súper recompensa que hará que valga la pena todo el esfuerzo y tiempo dedicado a tu Excel responsable. Pero si eres de esas personas que el orden y la estructura es tu coco y de plano sientes que no es lo tuyo, puedes intentar otro hack, cada que le dediques un tiempito a tu Excel responsable, prémiate de alguna forma, escucha tu canción favorita, haz una llamada a algún ser querido, ponte a hacer alguna búsqueda en Internet de algún tema de tu interés, etc. La idea es que comiences a desarrollar en tu cerebro esa ancla que hará que tú mismo busques ese espacio porque tu cerebro ya espera esa recompensa.
Si decides comenzar a poner en práctica algunos de estos tips, cuéntame cómo te fue y cuáles agregarías o cómo lo harías para que tuviera tu toque especial. Estas son algunas ideas base que pueden derivar en muchas otras maneras de evitar que el Excel aguante todo.
À bientôt.
Por: Rosa Martínez Patraca