Trabajas en un proyecto que a tu jefe le urge que entregues. Después de superar la paralizante hoja en blanco y comenzar a tomar el ritmo, las ideas fluyen, pero llega una notificación de WhatsApp, checar si es algo relacionado con el trabajo, ya te quitó el ritmo y la concentración.
Y es que, aunque los plataformas de mensajería instantánea se ha convertido en una forma de comunicación casi infalible, como su nombre lo indica, al ser mensajes instantáneos, la realidad es que la mayor parte del tiempo afecta la productividad de los colaboradores.
De hecho, un estudio de la Universidad de California revela que el cerebro tarda aproximadamente 23 minutos para recuperar la concentración tras una distracción.
Multiplica todos esos momentos de distracción por cada mensaje que llega del trabajo, pero también de tu chat de amigos, de la familia, de servicios digitales, ¿en qué momento puedes trabajar por un periodo largo y con concentración?
Sí, WhatsApp se ha convertido la forma de comunicación por excelencia, por ser inmediato, pero si hablamos del entorno laboral, complica que los colaboradores acaben sus pendientes y los obliga a tomar tiempo extra para terminarlos.
Separar los mensajes del trabajo de los personales
Sofía Macías, autora de Pequeño Cerdo Capitalista, compartió en una plática en el podcast de Coffee Break, de El Economista, que una práctica que le ha ayudado a mejorar su productividad es no utilizar el WhatsApp en el trabajo, en cambio utilizan una mensajería interna, y eso ayuda a separar todos los mensajes personales de los del trabajo.
Esta es una de las lecciones que sugiere, Alex Soojung-Kim Pang, autor del libro Shorter: Cómo las empresas inteligentes trabajan menos, adoptan la flexibilidad y aumentan la productividad.
El especialista dice que las empresas en todo el mundo están rediseñando la semana laboral para aumentar la eficacia, la salud y la felicidad de sus trabajadores. Sin embargo, también tienen que encontrar la manera de ser realmente productivas en esas 6 horas de trabajo.
Enfocarse significa ignorar todo lo demás
Para Asana, el enfoque es un estado mental que ocurre cuando se le presta atención a una sola tarea y se ignora las distracciones externas.
“En el entorno de trabajo, el verdadero enfoque suele ser un acto de priorización porque para estar enfocado, tienes que ignorar muchas otras”, refiere.
Incluso, el fundador de Apple, Steve Jobs, decía “Mantenerse enfocado se trata de decir no”.
Asana agrega que el enfoque es necesario para abordar tareas difíciles, pensar de manera creativa y trabajar con eficiencia. De esta manera, dice, se obtienen mejores resultados en menos tiempo, se evita el agotamiento y se genera la sensación de logro.
Según el informe Índice de la Anatomía del Trabajo, realizado por Asana, 80% de los trabajadores trabajan con su bandeja de entrada y otras aplicaciones de comunicación abiertas, y ese monitoreo constante tiene un costo.
“Cuando revisas las notificaciones mientras estás trabajando, estás cambiando entre una lista de tareas constantemente y pierdes la concentración cada vez que llega un mensaje nuevo a tu bandeja de entrada. Si revisas la bandeja de entrada tres veces en un período de dos horas, puedes perder la mitad de tu tiempo solo en recuperar la concentración”, explica.
Las notificaciones que acaparan la atención dificultan lograr el estado de flujo o trabajo profundo, un estado mental en el que puedes concentrarte sin distracciones y lograr tareas difíciles más rápido y de forma más eficiente, asegura Asana.
La agrupación de tareas o trabajo en tandas, una solución
Las personas que revisan su correo en periodos fijos o en este caso el WhatsApp en tandas logran una mayor productividad en comparación con aquellas que dependen de las notificaciones para responder mensajes.
Así lo destaca el estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts, agrega que el trabajo en tanda consiste en revisar el email y los mensajes solo durante horarios específicos a lo largo del día, para evitar interrupciones costosas cuando intentas finalizar las tareas importantes de tu lista de pendientes.
Asana recomienda que:
- Programar un horario para procesar los mensajes y los emails
- Desactiva las notificaciones
- Permite al equipo saber cuándo está disponible
“El enfoque es algo más que hacer las cosas. Es una manera de abordar el trabajo que puede ayudarte a evitar las distracciones constantes, tomar el control de tu tiempo y protegerte del agotamiento”, establece Asana.
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AM
